INFORMAČNÍ MEMORANDUM
(informace o zpracování a ochraně osobních údajů
ve společnosti M – SILNICE a.s.)
Společnost M - SILNICE a.s. jako „Správce osobních údajů“ tímto deklaruje, že osobní údaje Subjektů údajů zpracovává, zabezpečuje a uchovává v souladu s platnými obecně závaznými právními předpisy vyhlášenými ve Sbírce zákonů České republiky formou zákonů, vyhlášek, nařízení vlády a dále v souvislosti s přistoupením ČR do EU i komunitárním právem, zejména se zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, v platném znění, a s obecným nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále jen „GDPR”). Současně dle přísl. ust. GDPR podává následující informace ohledně zpracování a ochrany osobních údajů:
Subjekt údajů
- Subjektem údajů je každá fyzická osoba, jejíž osobní údaje jsou zpracovávány.
Správce osobních údajů
- Správcem osobních údajů je jakákoli fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který sám nebo společně s jinými určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů. Správcem osobních údajů svých akcionářů, zaměstnanců a členů orgánů, uchazečů o zaměstnání, obchodních partnerů, jakož i všech dalších fyzických osob, u nichž účely a prostředky zpracování sama určuje, je společnost M - SILNICE a.s., IČ: 42196868, sídlem Husova 1697, Bílé Předměstí, 530 03 Pardubice, spisová značka B 430, vedená u Krajského soudu v Hradci Králové (dále jen „M - SILNICE a.s.“), která náleží do uskupení Koncern MEDIS (dále jen „koncern“). Společnost M- SILNICE a.s. jako Správce osobních údajů zpracovává osobní údaje v nutném rozsahu.
Zdroje osobních údajů
- Společnost M-SILNICE a.s. zpracovává osobní údaje získané přímo od Subjektu údajů (např. akcionářů, zaměstnanců, uchazečů o zaměstnání, členů orgánů právnických osob, klientů, obchodních partnerů apod., při uzavření pracovní smlouvy/manažerské smlouvy/smlouvy o výkonu funkce nebo obchodní či jiné smlouvy uzavřené s fyzickou osobou nebo obchodní korporací/právnickou osobou, v níž jsou uvedeny osobní údaje subjektu údajů jakožto druhé smluvní strany či zástupce, popř. kontaktní osoby obchodní korporace/právnické osoby, souhlasem fyzické osoby, registrací, poskytnutím vizitky apod.), nebo nepřímo zpravidla nezávisle na vůli Subjektu údajů např. ze strany orgánů veřejné moci či jiné třetí osoby, anebo v ostatních případech, ve kterých nebyly osobní údaje získány přímo od Subjektu údajů (např. z veřejně dostupných zdrojů jako jsou obchodní rejstřík, katastr nemovitostí, živnostenský rejstřík aj.) či automatizovaným záznamem elektronické komunikace na základě zákona 127/2005 Sb. a vyhlášky 357/2012 Sb.
Kategorie dotčených osobních údajů
V závislosti na právním důvodu a účelu zpracování společnost M-SILNICE a.s. jako Správce osobních údajů zpracovává zejména:
- adresní a identifikační údaje sloužící k jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci Subjektu údajů (např. jméno, příjmení, titul, příp. rodné číslo, datum narození, adresa trvalého pobytu, IČ, DIČ)
- údaje umožňující kontakt se subjektem údajů (kontaktní údaje – např. kontaktní adresa, číslo telefonu, číslo faxu, e-mailová adresa a jiné obdobné informace)
- IP adresy, telefonní čísla a jiné provozní a lokalizační údaje vyplývající z provozu služeb sbírané a uchovávané z důvodu zákonné povinnosti
- IP adresy a jiné provozní a lokalizační údaje k nutné míře zachování kvality služby
- popisné údaje (např. bankovní spojení)
- další údaje nezbytné pro plnění smlouvy
- údaje poskytnuté nad rámec příslušných zákonů zpracovávané v rámci uděleného souhlasu ze strany Subjektu údajů (zpracování fotografií, použití osobních údajů za účelem personálních řízení a prokázání kvalifikace jako např. dosažené vzdělání, délka praxe aj.).
Právní základ (důvod) pro zpracování
- Zákonnost zpracování osobních údajů je ve společnosti M-SILNICE a.s., a potažmo v celém koncernu, dána především splněním smlouvy, (která nemusí být uzavřena v písemné podobě) jíž je Subjekt údajů smluvní stranou, a/nebo provedením opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost Subjektu údajů a/nebo splněním právní povinnosti, která se na Správce vztahuje, a/nebo oprávněnými zájmy Správce či třetí strany, kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost zájmy nebo základní práva a svobody Subjektu údajů vyžadujícího ochranu osobních údajů, a/nebo souhlasem Subjektu údajů.
Účely zpracování osobních údajů
- Účel zpracování osobních údajů správcem odpovídá právnímu důvodu (základu) zpracování a je jím zejména splnění smlouvy, jíž je Subjekt údajů smluvní stranou, a to včetně vyřizování případných nároků Subjektu údajů z vadného plnění, a/nebo provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy, na žádost Subjektu údajů, a/nebo splnění právní povinnosti, která se na Správce či kteréhokoliv jiného člena koncernu vztahuje, a/nebo splnění výzvy orgánu veřejné moci a/nebo ochrana oprávněných zájmů příslušného Správce či třetí strany a/nebo určení, výkon nebo obhajoba právních nároků, nebo pokud soudy jednají v rámci svých soudních pravomocí, a/nebo ochrana osob, majetku a zdraví i prostřednictvím provozování kamerových systémů se záznamem a/nebo vyřizování stížností a podnětů a/nebo vyřizování žádostí o informace a/nebo řešení škodních událostí, a/nebo vedení evidence pracovních úrazů, zákazníků, fakturace, daňové a účetní účely a/nebo vedení centrální evidence smluv, administrativní účely, vymáhání pohledávek a/nebo vedení evidence, knih návštěv a/nebo kontrola správnosti a prověření ve veřejných registrech, zajištění provozních činností a/nebo předmět souhlasu Subjektu údajů aj.
Oprávněné zájmy správce nebo třetí strany v případě, že je zpracování založeno na čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení
- Oprávněnými zájmy Správce jsou především ochrana majetku Správce a třetích osob, ochrana zdraví třetích osob, jakož i ochrana jiných hospodářských zájmů a ochrana dobré pověsti nejen Správce samotného, ale i celého koncernu, do jehož uskupení Správce náleží. Oprávněné zájmy Správce jsou dále dány rovněž administrativními účely či spočívají v případech zahájení a/nebo vedení správního, soudního či rozhodčího řízení.
Případní příjemci osobních údajů
- Zpracovatelem či jiným příjemcem osobních údajů, a to pouze v obvyklém rozsahu, může být především společnost M.I.S. a.s., IČ: 42195683 jakožto řídící společnost koncernu, externí daňový poradce, auditor a poskytovatel služeb spojených s informačními technologiemi. Dále pak orgány veřejné moci (zejm. státní orgány, např. ministerstva, soudy, exekutoři, notáři, policie, správní úřady atd.), okresní správy sociálního zabezpečení, úřady práce, inspekce práce, zdravotní pojišťovny, avšak orgány veřejné moci, které mohou získávat osobní údaje v rámci zvláštního šetření v souladu s českým právem, se za příjemce nepovažují. Dalšími příjemci osobních údajů mohou být osoby, které Správci poskytují zejména zprostředkování pojištění, SW a jiné obdobné programy na zpracování osobních údajů (nebo/vč. jejich servisu), právní, pojišťovací, leasingové a jiné finanční služby, a to vždy v zájmu zajištění řádného plnění povinností stanovených obecně závaznými právními předpisy. Správce nemá v úmyslu předat osobní údaje Subjektu údajů do třetí země a/nebo mezinárodní organizaci.
Doba zpracování osobních údajů
- Osobní údaje společnost M-SILNICE a.s. zpracovává a uchovává po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy nebo po dobu, která je nezbytná pro účely, pro které jsou osobní údaje zpracovávány. Při zpracování osobních údajů subjektu údajů nedochází k automatizovanému rozhodování ani k profilování.
Práva subjektů
- Subjekt údajů má právo požadovat od Správce přístup ke svým osobním údajům, jejich opravu nebo výmaz, popřípadě omezení zpracování, a vznést námitku proti zpracování, má právo na přenositelnost těchto údajů k jinému správci, jakož i právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, má-li za to, že správce při zpracování osobních údajů postupuje v rozporu s GDPR. V případě, že je zpracování osobních údajů založeno na souhlasu Subjektu údajů, má Subjekt údajů právo, kdykoliv souhlas odvolat, aniž je tím dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu uděleném před jeho odvoláním. Více informací o právech Subjektu údajů je k dispozici na internetových stránkách Úřadu pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz). Subjekt údajů může výkon jednotlivých výše uvedených práv uplatnit u správce na adrese M - SILNICE, a.s., Husova 1697, Bílé Předměstí, 530 03 Pardubice, nebo též elektronickou formou na e-mailové adrese reditelstvi@msilnice.cz. Správce nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů.
Skutečnost, zda poskytování osobních údajů je zákonným či smluvním požadavkem, nebo požadavkem, který je nutné uvést do smlouvy, a zda má subjekt údajů povinnost osobní údaje poskytnout, a ohledně možných důsledků neposkytnutí těchto údajů
- Osobní údaje poskytnuté Subjektem údajů při uzavírání smluv, jsou smluvním nebo též i zákonným požadavkem, který je nutné uvést do příslušné smlouvy, jíž je Subjekt údajů smluvní stranou. V tomto případě je poskytnutí osobních údajů zároveň zákonným požadavkem, zejména pak s ohledem na povinnosti ukládané pracovně-právními či daňovými a účetními právními předpisy. Poskytnutí nezbytně nutných osobních údajů je nutné pro založení konkrétního právního vztahu a plnění práv a povinností z něho vyplývajících. Bez jejich poskytnutí právní vztah nevznikne.
Správce v neposlední řadě informuje, že veškeré shora uvedené informace, jakož i veškerá sdělení a veškeré úkony podle čl. 15 až 22 a čl. 34 GDPR i výkon jednotlivých práv a povinností poskytuje Subjektu údajů ve lhůtách stanovených GDPR, a to bezplatně. Avšak v případě, že jsou žádosti zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, zejména protože se opakují, může Správce v souladu s příslušným článkem GDPR buď uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací či sdělení nebo s učiněním požadovaných úkonů nebo odmítnout žádosti vyhovět.
V Hradci Králové dne 1.12.2019
Společnost M – SILNICE a.s.